viernes, 07 de agosto de 2020
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Canadá: eTime, modernización del reporte de asistencia del personal municipal

Pais: Canadá
Municipio / Organismo de Gobierno / Entidad: Ciudad de Toronto
Intendente o máxima autoridad: Rob Meikle
Responsable de la experiencia: Noelly Tamez
Cargo: Directora de Proyecto y Programas eCity. División de información y Tecnología.

Definición

eTime es el programa institucional de transformación, enfocado a modernizar y optimizar políticas y procedimientos a través de la implementación de nuevas tecnologías, para la administración de asistencias, gestión turnos y horarios.
 
Tiene el propósito de encaminar a la municipalidad hacia un gobierno inteligente y sustentable. Este programa da acceso al manejo de información personalizada, relacionada con procesos nominales, manejo de pensiones, seguros, gastos, administración de asistencias, turnos y horarios, etc.
 
Elimina la necesidad de tener procesos manuales que requieren autorización a través de una firma física, reduce errores transaccionales y minimiza la dependencia en personal administrativo para la captura y validación de datos.
 
Empodera al personal para manejar, requerir y dar seguimiento a la asignación de turnos y horarios, además de tener control sobre el manejo de incidencias en la asistencia.

Proporciona acceso en tiempo real a los datos maestros de los empleados. Por ejemplo, datos básicos (información personal, datos de familia, relación bancaria), datos de tiempo (horas de trabajo, días de vacaciones tomadas, ausencia por enfermedad), y datos de nómina (pagos y deducciones periódicas, aseguranza, pagos y contribuciones a asociaciones sindicales, etc.).Fortalecimiento del trabajo en red de los 8 Municipios de la Intendencia (Aiguá, Maldonado, San Carlos, Punta del Este, Garzón y José Ignacio, Solís Grande, Pan de Azúcar y Piriápolis) en el sistema de gestión del riesgo, que tiene entre sus cometidos atender las emergencias a nivel departamental (incendios, inundaciones, caídas de árboles por fuerte tormentas, etc.) y también trabajar a nivel de la prevención.

Fortalecimiento del Centro Coordinador de Emergencia en Maldonado (CECOED) entidad responsable de las acciones a nivel local en temas de gestión del riesgo.

Entrega de insumos y materiales al CECOED y a los 8 Municipios para la atención ante la emergencia. En paralelo se realizó la compra de 8 kits de emergencia para entregar a cada uno de los Municipios, que incluyen: frazadas, insumos de higiene personal, ollas, cocinas, etc. Asimismo, se compraron herramientas y materiales (motosierras, garrafas, frazadas, etc.) para dejar en los contenedores de Maldonado, que serán utilizados por los integrantes del CECOED para la atención de las emergencias en territorio.

Fortalecimiento de las direcciones generales involucradas en el primer nivel de atención del riesgo: Dirección General de Higiene, Dirección General de Vivienda y Salud, Dirección General de Integración y Desarrollo, Dirección General de Tránsito y Transporte, Dirección General de Recursos Humanos, Dirección General de Obras. El primer nivel de atención refiere a los recursos humanos e institucionales que operan en las diferentes emergencias, sea por razones climáticas (inundaciones, tormentas) o por otras circunstancias (incendios, accidentes).

Unificación de criterios de trabajo con los actores que atienden en el primer nivel de emergencia (considerando las competencias de cada uno), hablando el mismo idioma y estando mejor organizados para atender y llegar al territorio. Articulación con la comunidad para replicar la capacitación en centros educativos.
 

 

Indicadores

- 75% de reducción en los pasos involucrados en el proceso de reporte de asistencia (eficiencia operacional).
- 8 era el número promedio de pasos requeridos para reportar asistencia previo a eTime.
- 2 es el número de pasos en eTime.
- 60% de reducción en el tiempo promedio en la remisión de registro de asistencia (eficiencia operacional).
- 16,9 minutos era el tiempo promedio en registro de incidencias previo a eTime.
- 6,7 minutos es el tiempo promedio en registro de incidencias en eTime.
- 63% (promedio) de reducción en el costo para el procesamiento de registro de asistencia (eficiencia financiera).
- $11,58 CAN era el costo promedio de gestión por registro de asistencia antes de eTIme.
- $4,33 CAN es el costo promedio de gestión por registro de asistencia en eTime.
- $528.000 dólares canadienses, se estima se han ahorrado desde la implementación de eTime desde 2017 al día de hoy.
 

Valor de la experiencia

 1- Presentación de un programa que resuelve retos existentes a través de la modernización en el manejo de turnos, horarios y nómina,  lo que conduce a la generación de un gobierno más ágil y efectivo, mejorando los estándares y optimizando la calidad en los servicios proporcionados a los ciudadanos.
 2- Este programa contribuye al establecimiento de un gobierno inteligente. El desarrollo de políticas estandarizadas, así como la centralización de información, son la base para generar los datos necesarios que hacen a la operación y manejo de servicios más efectivos e inteligentes, en favor de los ciudadanos.
 3- Enfatiza la importancia en la modernización de gobiernos. Ahonda en los retos que conlleva el modernizar políticas y procesos, en un gobierno de más de 35.000 empleados.
 4- Eficiencia en el servicio: el personal tiene acceso, en tiempo real, a información relacionada con horas laborales, así como también a los beneficios de asignación de turnos, por ejemplo antigüedad obtenidos a través de negociaciones sindicales.
 5- Beneficios para la corporación: el servicio técnico y de apoyo a los empleados es consolidado y más efectivo, ya que se beneficia del uso y optimización provista por las nuevas tecnologías implementadas.

Antigüedad de la experiencia o fase en la que encuentra:

2 años

Página web de la entidad: www.toronto.ca
Red social de la entidad: Facebook @cityofto


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